یک روش ساده برای حل مشکلات روزمره

"مشکل من تو زندگی اینه که نمی‌دونم مشکلم چیه !!؟
اصلا وقتی فکر می‌کنم می‌بینم که تو همه چی مشکل دارم ولی هرچی فکر می‌کنم نمی‌فهمم که واقعا مشکلم از کجاست!!! ... "

شاید برخی از ما در زمان‌هایی از زندگی‌مان گرفتار وضعیتی مشابه شرایط بالا شده باشیم. در زندگی ماشینی و پر سرعت امروزی با حجم بالایی از کارها و وظایف روزمره‌ای که باید انجام بدهیم، اینکه یک یا چند تا از این کارها با مشکل رو به رو شوند و مشکل دار شدن همین چند تا کار باعث شود که به طور کلی دچار مشکلات پی در پی شویم، چندان عجیب به نظر نمی‌رسد.

خیلی وقت‌ها اگر خوب دقت کنیم، خواهیم دید که ریشه بسیاری از این سردرگمی‌ها موارد ساده و پیش پا افتاده‌ای هستند که حتی به آن‌ها فکر هم نمی‌کنیم. ولی همین مسائل کم اهمیت که خیلی وقت‌ها اصلا به نظر نمی‌آیند در شرایط خاصی می‌توانند منجر به مشکلات و مسائل پی در پی شوند.

راه‌های مختلف و حتی ابتکاری می‌تواند وجود داشته باشد که به کمک آن‌ها تشخیص دهیم ریشه یا ریشه‌های اصلی بروز یک مشکل از کجاست. از راه‌های خیلی ساده گرفته تا روش‌های کاملا سیستماتیک یا روشمند. یکی از این راه‌ها، استفاده از روش استخوان ماهی یا Fish Bone هست. این روش توسط یکی از پیشگامان مدیریت در ژاپن پیشنهاد شده است. این روش اگرچه در نگاه اول بسیار ساده و ابتدایی به نظر می‌آید ولی استفاده از آن به ویژه زمانی که با روش‌های دیگری از جمله اصل پارتو (Pareto) ،که توسط ویلفردو پارتو بیان شده است، ترکیب شود برای بسیاری از مسائل پیچیده نیز کاربرد دارد.

هدف اصلی در روش استخوان ماهی، شناسایی عوامل بروز یک مسئله یا مشکل است. روش کار خیلی ساده است. روی یک برگ کاغذ یک خط مستقیم و افقی رسم می‌کنیم. یک مربع در انتهای آن قرار داده و در کنارش عنوان مسئله‌ای را که به دنبال شناسایی عوامل ایجاد کننده‌اش هستیم، می‌نویسیم. در بالا و پایین این خط افقی، خطوط موربی همانند شکل زیر رسم می‌کنیم.

شکل بالا شبیه استخوان ماهی است. در برابر هر کدام از خطوط مورب یکی از دلایلی که منجر به بروز مسئله اصلی شده است را می‌نویسیم. به عنوان مثال اگر مشکل این باشه که "حوصله انجام هیچ کاری رو ندارم." باید فکر کنید ببینید چه عواملی ( مشکلات کاری، خانوادگی، جسمی یا روحی، نداشتن تفریحات، نداشتن دوستانی که اوقات خود را با آنها بگذرانید و خیلی چیزهای دیگر) باعث شده‌اند که شما حوصله انجام هیچ کاری را نداشته باشید. این موارد می‌توانند به عنوان عوامل اصلی اینکه چرا شما حوصله انجام کاری را ندارید به حساب آیند. شما می‌توانید در هر کدام از این عوامل اصلی، دقیق‌تر شده و عوامل جزئی‌تری که باعث بروز عامل اصلی ایجاد مشکل شده‌اند را شناسایی کنید. به عنوان مثال اینکه شما دوستانی ندارید که اوقات خود را با آنها بگذرانید می‌تواند عامل جزئی‌تری داشته باشد. مثلا اخلاق شما جوری نیست که دیگران را به سمت خود جذب کنید.

روند شناسایی عوامل بروز مسئله را می‌توانید تا هر سطحی که لازم می‌دانید ادامه دهید تا در نهایت به مجموعه‌ای از عوامل تاثیرگذار که باعث ایجاد مسئله اصلی شما شده‌اند، برسید.

شما تا همین جا کار بزرگی انجام داده‌اید. چون توانسته‌اید به صورت دسته بندی شده، مشخص کنید که مشکل شما ناشی از چه مواردی است. در این مرحله کاری که باید انجام دهید این است که یکی یکی در صدد رفع عوامل بروز مشکل اصلی برآیید. برای این کار باید از جزئی‌ترین موارد که در استخوان‌های انتهایی ماهی آورده شده‌اند شروع کرده و آن‌ها را حل کنید تا به عوامل اصلی برسید و در نهایت با رفع تمام عوامل بروز مسئله، بتوانید مشکل اصلی خود را بر طرف نمایید.

بررسی و حل کردن تمام عوامل بروز یک مسئله برای زمانی که مسئله مربوطه کوچک و ساده باشد قابل انجام است. اما زمانی که مشکل مورد نظر بزرگ و پیچیده می‌شود، به طور معمول عوامل بروز آن مشکل هم زیاد می‌شوند. در چنین شرایطی اگر بر اساس نمودار استخوان ماهی عوامل بروز مسئله را شناسایی کرده باشیم، دارای تعداد زیادی استخوان‌های ریزی هستیم که هر کدام بیانگر یکی از عوامل بروز مشکل هستند. به طوری که از نظر زمانی و امکانات در دسترس، دیگر قادر به بررسی و حل کردن تمام موارد پیدا شده در نمودار استخوان ماهی نیستیم. در چنین وضعیتی باید به نحوی بتوانیم عوامل بروز مشکل را اولویت بندی کنیم و بر اساس اولویت و محدودیت‌های زمانی و امکاناتی که داریم نسبت به حل مشکل اقدام نماییم.

یکی از راه‌های ساده اولویت بندی کارها در مطلب یک روش ساده برای اولویت بندی و انجام کارهای روزانه آورده شده است. در کنار این روش، روش دیگری است که کمی سیستماتیک‌تر به مسئله می‌پردازد و آن استفاده از اصل پارتو یا همان قاعده معروف 20-80 است. استفاده از اصل پارتو در کنار روش استخوان ماهی می‌تواند یک راهکار کاربردی، سیستماتیک و قدرتمند برای حل مسائل و مشکلات باشد.